11/06/2018 21:04, postada por Rafael Rodrigues dos Santos

Making-off: Como organizar um curso ou evento na UEM

 

Introdução

 

    A rotina necessária para a execução de cursos e eventos de extensão é desconhecida por muitos estudantes e funcionários da universidade. Com o intuito de esclarecer este processo foi elaborado um texto que resume as principais etapas envolvidas, seguido de um fluxograma ilustrando o processo.

 

 

O Projeto

 

    O primeiro passo a ser cumprido é a elaboração do projeto que deve seguir o modelo fornecido pela Diretoria de Extensão (DEX), a qual é responsável pela gestão das atividades extensionistas da UEM. As seções a serem preenchidas se dividem em identificação, o curso (ou o evento) e orçamento.

 

 

Identificação

 

    Os cursos e eventos organizados dentro da UEM devem ter um coordenador, que deve ser um docente ou um servidor técnico ou administrativo vinculado a um departamento de um dos centros. No caso das atividades do PET-Informática, o coordenador é o(a) tutor(a) do PET, que é um(a) docente do Departamento de Informática (DIN), que por sua vez está inserido no Centro de Tecnologia (CTC). Além disso, cada curso ou evento deve ter seu cronograma e carga horária bem definidos, bem como o tipo de clientela e as áreas do conhecimento relacionadas.

 

 

O Curso (ou O evento)

 

    As atividades devem estar bem estruturadas, portanto é necessário especificar os objetivos, a metodologia, o sistema de avaliação (caso haja) e os envolvidos na organização com as respectivas atribuições.

 

 

Orçamento

 

    É a parte mais sensível do projeto e provavelmente a mais revisada pelos servidores administrativos. Aqui é especificado se haverá ou não taxa de inscrição, convênios e gastos. O ponto mais importante é que, embora o documento permita (e exija) a estimativa dos custos e das receitas, os organizadores não têm liberdade para simplesmente executar os recursos que foram arrecadados. Alguns dos itens que permitem a utilização de recursos são: material de consumo, serviços de terceiros, diárias ou indenizações de despesas com alimentação ou pousada, remuneração adicional de pessoal entre outros itens que constam na resolução nº 515/2007-CAD.

 

    Após a escrita do projeto, este deve ser encaminhado à DEX com no mínimo 30 dias de antecedência da data de realização do evento. A DEX verifica se o projeto atende às normas e devolve ao departamento, onde ele deve ser aprovado e então encaminhado novamente à DEX. A partir daí o projeto é oficialmente válido e o curso ou evento pode acontecer.

    Ao ser oficializado e tendo receitas, é necessário gerar um código de recolhimento, pelo qual o dinheiro arrecadado é depositado na conta da Universidade. Ainda de acordo com o que consta na portaria nº 004/2016-PAD para situações em que não seja possível utilizar o Sistema de Arrecadação, via Sistema Gescomp ou em especial para recebimento de inscrições cujo valor não ultrapasse R$ 20,00 os organizadores podem recolher os valores em suas unidades/setores e entregar a quantia total em um único depósito. Para valores maiores, cada participante deve gerar um boleto e fazer o pagamento individualmente.

    Após o recolhimento dos valores, o(a) coordenador(a) do curso, ou evento, deve solicitar junto à chefia de departamento a programação financeira para que assim os recursos arrecadados sejam disponibilizados ao centro ou unidade em que o proponente está localizado. Isso permite com que no futuro estes recursos sejam utilizados de acordo com as normas vigentes.

 

 

Relatório

 

    As formalidades não terminam no projeto. Após a realização do curso ou evento, os organizadores devem preencher um relatório que também deve ser encaminhado à DEX. Esse documento contém as mesmas seções que o projeto, mas solicita informações diferenciadas.

 

 

Identificação

 

    Basicamente é uma cópia dos dados inseridos no projeto. Uma diferença importante é com relação ao cronograma e conteúdos apresentados. É possível especificar se as atividades oferecidas foram diferentes daquelas previstas no projeto, o que geralmente ocorre em eventos planejados com muita antecedência e que não tinham todas as atividades definidas na época em que o projeto foi elaborado.

 

 

O curso (ou o evento)

 

    Se no projeto foi estabelecida uma estrutura bem definida para atingir certos objetivos, no relatório deve-se apresentar uma avaliação geral, relatando se houve ou não o cumprimento dos objetivos, eventuais dificuldades e se foi gerado algum bem social. Além disso, é aqui que são listados os organizadores e participantes com as respectivas frequências de participação e notas obtidas (caso haja um sistema de avaliação).

 

 

Orçamento

 

    Novamente, é a parte que mais demanda atenção. Agora que o curso ou evento já aconteceu, os dados devem ser bem detalhados e precisos. Deve-se colocar o valor exato arrecadado e os custos envolvidos e o porquê desses custos.

    O relatório deve ser enviado à DEX em no máximo até 30 dias após o término do curso de extensão ou em até 60 dias após o término do evento de extensão. A DEX analisa as informações e devolve para o departamento para análise e deliberação. Após aprovação, o relatório é devolvido para a DEX arquivá-lo.

 

 

Certificados

 

    Ao mesmo tempo em que o relatório é finalizado, a DEX libera aos organizadores um link de acesso ao Sistema de Gestão de Certificados, no qual os dados dos participantes e organizadores são inseridos.

    Após os servidores da DEX analisarem os dados inseridos no sistema e os dados contidos no relatório, os certificados de participação e organização ficam disponíveis, podendo ser acessados pelos próprios beneficiários no site da DEX ou enviados por email pela comissão organizadora.

 

 

Fluxograma

 

    Os procedimentos explicados aqui podem ser sintetizados no fluxograma abaixo:

 

 

Informações complementares